berikut adal resume yang dibuat saat Mata Kuliah Audit Mutu on focus pada Pendekatan Proses Audit Mutu itu sendiri ya...
PENDEKATAN
PROSES
A. Proses
Fokus Untuk Sistem Manajemen Kualitas
Telah terjadi perubahan signifikan dalam fokus sistem
manajemen mutu dari waktu ke waktu. Tercermin dalam ISO 9001: 2008 yaitu:
1. Perubahan
dari fokus internal untuk fokus kepada pelanggan
2. Perubahan
dalam penekanan dari hanya "mengendalikan" atau "menjamin"
kualitas manajemen mutu dan perbaikan
Sebuah perubahan sikap dari melihat sebuah kualitas
sebagai satu-satunya lingkup spesialis untuk mengakui bahwa setiap orang dalam
organisasi memiliki sesuatu untuk berkontribusi terhadap kualitas perusahaan tersebut.
Perubahan ini terjadi seperti :
1. Perubahan
dari terkait kepemimpinan kegiatan manajemen mutu yakni seorang manajer puncak.
2. Perubahan
menekankan keselarasan manajemen mutu dengan kebijakan mutu organisasi.
3. Perubahan
dari ide bahwa sistem manajemen mutu adalah didorong oleh dokumentasi untuk
fokus pada pengelolaan proses yang ada.
4. Sebuah
pergeseran fokus dari kemerdekaan kegiatan pengendalian mutu untuk integrasi
mereka ke dalam proses produksi dan pelayanan.
Pada awal proses penulisan ISO 9001: 2000, diakui
bahwa banyak yang berubah dalam cara organisasi untuk mencapai kualitas yang
diharapkan. Sebuah kelompok kerja kecil didirikan untuk menyelidiki pergeseran
ini dan membuat rekomendasi sebagai masukan untuk pengembangan terhadap apa
yang diharapkan ISO 9000: 2000 series. Hasilnya adalah delapan prinsip
manajemen mutu yang ditunjukkan dibawah ini :
1. Pelanggan
Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan oleh
karena itu harus memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan masa depan, perusahaan
harus memenuhi kebutuhan pelanggan, dan harus berusaha untuk melebihi harapan
pelanggan.
2. Kepemimpinan
Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi.
Mereka harus menciptakan dan memelihara internal lingkungan di mana orang dapat
terlibat penuh dalam mencapai tujuan organisasi.
3. Keterlibatan
Orang di dalam kegiatan
Orang di semua tingkatan adalah inti dari suatu organisasi,
dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuan mereka untuk digunakan
sebagai manfaat organisasi.
4. Pendekatan
Proses
Sebuah hasil yang diinginkan akan tercapai lebih
efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses
yang berkesinambungan.
5. Pendekatan
Sistem untuk manajemen
Mengidentifikasi, memahami, dan mengelola proses yang
saling terkait sebagai sebuah sistem untuk efektivitas organisasi dan efisiensi
dalam mencapai tujuan.
6. Perbaikan
berkelanjutan
Perbaikan berkelanjutan dari kinerja organisasi secara
keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi.
7. Pendekatan
faktual untuk pengambilan keputusan
Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data
dan informasi.
8. Hubungan
pemasok saling menguntungkan
Organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan
saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.
Prinsip-prinsip memberikan ide atau konsep yang
terkait dengan sistem manajemen mutu dan digunakan untuk memberikan masukan
kepada proses revisi yang mengakibatkan terjadinya perubahan antara ISO 9001:
2000 dan ISO 9001: 2008, tetapi mereka bukan bagian dari sistem manajemen mutu persyaratan
standar proses. Sementara bukan bagian dari standar, masing-masing prinsip-prinsip
ini diwujudkan sampai batas tertentu dalam ISO 9001: 2008.
B. PENDEKATAN
PROSES SEBAGAI KONSEP
ISO 9001: 2008 sistem manajemen
mutu dikatakan “proses" bahwa mereka didasarkan pada pendekatan proses
untuk pengelolaan. Ini berarti bahwa pemahaman yang baik tentang proses
berbasis konsep sistem penting untuk secara efektif mengaudit sistem. Mari meninjau
dua prinsip manajemen mutu yang mendasari terkait dengan sistem dan proses
secara lebih rinci:
Pendekatan proses. "Sebuah hasil yang
diinginkan tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola
sebagai suatu proses". Prinsip ini paling baik dipahami bila diterapkan
pada proses individu. Sebuah proses tidak lebih dari koleksi kegiatan yang
saling terkait. Kegiatan ini terkait karena mereka bertindak bersama-sama untuk
mengubah input menjadi output. Operasi yang efektif dan efisien transformasi
membutuhkan koordinasi antara kegiatan dan pengelolaan mekanisme yang
diperlukan untuk melakukan sebuah kegiatan. Mekanisme hanya kata teknis untuk
sumber daya. Sebuah pendekatan proses juga memerlukan aplikasi kontrol untuk
memastikan bahwa persyaratan terpenuhi. pemahaman penuh dari pendekatan proses
membutuhkan pemahaman tentang hubungan yang disediakan oleh proses antara
pemasok dan pelanggan. Sebuah proses adalah
sekelompok kegiatan yang saling terkait dan sumber daya terkait yang mengubah
input ke output. Pemasok memberikan masukan bahwa proses berubah menjadi output
bagi pelanggan.
Pelanggan memberikan persyaratan untuk
proses dan umpan balik untuk seberapa baik persyaratan telah dipenuhi. Lalu proses
memberikan persyaratan kepada pemasok dan umpan balik untuk seberapa baik
mereka persyaratan terpenuhi. Proses ini sering disebut sebagai SIPOC (pemasok,
masukan, proses, output, pelanggan).
1.
Pendekatan Sistem untuk manajemen. "Mengidentifikasi,
pemahaman, dan mengelola proses yang saling terkait sebagai suatu sistem
kontribusi efektivitas organisasi dan efisiensi dalam mencapai tujuannya. Prinsip
ini berlaku untuk seluruh kualitas sistem manajemen. Dengan demikian, sistem
adalah kumpulan saling terkait proses dengan seperangkat tujuan dan output. Di
Intinya, sistem manajemen mutu adalah sekelompok yang saling terkait proses
difokuskan pada efektif dan efisien mencapai sasaran mutu organisasi. Tujuan
tersebut dapat dicapai tanpa pendekatan sistem, tetapi prinsipnya menunjukkan
bahwa mereka dapat dicapai secara lebih efektif dan lebih efisien jika kita
mengelola proses dan interaksi mereka bersama-sama sebagai suatu sistem. Ini menunjukkan
sistem dasar dan hubungannya dengan pemasok dan pelanggan.
Sebuah
sistem adalah sekelompok proses yang saling terkait yang bekerja sama untuk
mencapai output yang memenuhi tujuan. Ini adalah prinsip-prinsip yang
memberikan landasan untuk ISO 9001: 2008. Persyaratan yang lebih-rinci untuk
pelaksanaan pendekatan proses untuk manajemen mutu seperti yang dijelaskan
dalam ISO 9001: 2008 dapat ditemukan di klausa ini:
1.
Sistem manajemen 4.1 Kualitas persyaratan umum
2.
5.4 Perencanaan
3.
7.1 Perencanaan realisasi produk
4.
7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa
5.
8.1 Pengukuran, analisis dan perbaikan, umum
Ketika
menerapkan manajemen mutu, organisasi harus mempertimbangkan persyaratan yang
terkandung dalam pasal ini tidak hanya pada individu dasar tetapi juga sebagai
set persyaratan terkait dan saling terkait
A.
Proses Dari Sistem Manajemen Kualitas
Meskipun
kita harus memahami setiap pasal dalam rangka untuk sepenuhnya menghargai
pendekatan proses, itu adalah klausul 4.1 yang menyediakan dasar persyaratan
yang terkait dengan konsep tersebut. Klausul 4.1 mensyaratkan bahwa organisasi menetapkan,
mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara manajemen mutu sistem. Hal ini
juga mensyaratkan bahwa organisasi terus meningkatkan efektivitas sistem itu.
Klausul 5.4 mensyaratkan bahwa sistem menjadi berencana. Mari kita mulai review
dari persyaratan rinci dengan proses perencanaan. Klausul 5.4.1 mensyaratkan bahwa
manajemen puncak menetapkan sasaran mutu organisasi, termasuk yang diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan pelanggan untuk produk dan jasa.
Hal ini
juga mensyaratkan bahwa tujuan tersebut dapat diukur dan bahwa mereka akan
dikerahkan di relevan fungsi dan tingkat dalam organisasi. Persyaratan ini
untuk membangun dan mempertahankan sasaran mutu yang terukur di seluruh organisasi
merupakan dasar bagi implementasi yang tepat dari Proses berbasis sistem
manajemen mutu. Tujuan mengalir dari kebijakan mutu yang ditetapkan oleh
manajemen puncak sesuai dengan klausul 5.3. kebijakan yang menentukan arah organisasi
secara menyeluruh dengan hal kualitas. Tujuan mendukung dan memfasilitasi
pencapaian pernyataan kebijakan dan membuat kebijakan lebih dari kumpulan kata-kata
dengan sedikit relevansi dengan organisasi.
Hal ini
sering mengatakan bahwa pengukuran adalah kunci untuk memenuhi top manajemen tujuan
berkaitan dengan kualitas. Mengatakan cara lain: Apa yang membuat diukur akan
dilakukan. Tapi tujuan pertemuan juga memerlukan tindakan. Memiliki tujuan yang
terukur di seluruh organisasi tidak cukup baik untuk mencapai tujuan manajemen
puncak atau memenuhi persyaratan ISO 9001: 2008. Sistem manajemen mutu terdiri
dari proses. Ini adalah proses-proses yang harus ditetapkan, didokumentasikan,
diimplementasikan, dipertahankan, dan ditingkatkan sedemikian rupa bahwa
kualitas organisasi tujuan dapat dipenuhi. Ini adalah dalam proses ini tindakan
yang diambil untuk memenuhi tujuan.
Klausul
5.4.2 mensyaratkan bahwa manajemen puncak rencana manajemen mutu sistem baik
untuk memenuhi persyaratan ISO 9001: 2008 dan, yang lebih penting, untuk memenuhi
sasaran mutu organisasi sendiri. Di perencanaan sistem, manajemen puncak harus
memastikan bahwa persyaratan klausul 4.1 terpenuhi.
Dalam
klausul 4.1 bahwa ISO 9001: 2008 menyediakan persyaratan dasar untuk
melaksanakan pendekatan proses. Persyaratan pertama dari klausa 4.1 adalah
untuk mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan
untuk memahami bagaimana proses tersebut diterapkan di seluruh organisasi.
Organisasi memiliki fleksibilitas yang besar dalam mencapai ini. Mereka harus
fokus pada pemahaman proses yang paling penting untuk mencapai sasaran mutu.
Dalam mengembangkan pemahaman ini, itu adalah umum bagi organisasi untuk
memulai dengan mempersiapkan proses keseluruhan peta atau peta hubungan yang
menggambarkan proses top-level yang dibutuhkan untuk mengelola untuk kualitas.
Peta
tersebut dapat digunakan tidak hanya untuk memahami proses apa yang membuat
sistem, tetapi juga untuk menggambarkan bagaimana mereka proses bekerja bersama
sehingga interaksi mereka dapat dipahami dan bergambar. Hal ini tidak perlu
bahwa proses dari setiap organisasi sistem manajemen mutu mencerminkan persis struktur
proses diberikan dalam ISO 9001: 2008. Bahkan, itu mungkin yang terbaik jika
struktur peta, dan Oleh karena itu sistem, sesuai dengan cara organisasi
benar-benar bekerja.
A.
Interaksi Proses
Meskipun
penting untuk memahami proses, ini sama pentingnya untuk memahami dan mengelola
interaksi dari proses tersebut. Manajemen proses ini bersama dengan interaksi
proses adalah kunci untuk menggunakan sistem pendekatan manajemen. Beberapa
interaksi ini proses alami "Handoffs" untuk pelanggan dalam rantai
proses yang diperlukan untuk produk realisasi. Sebagai contoh, mungkin ada
interaksi antara produk Proses desain dan proses validasi desain serta proses untuk
pengadaan bahan untuk produksi. Mungkin ada interaksi antara proses pengadaan
dan proses untuk produksi dan pengiriman. jenis interaksi umumnya dipahami,
cenderung cukup jelas, dan mudah untuk mendeskripsikan atau menggambarkan.
A.
Meningkatkan Proses Dari Sistem Manajemen Muutu
Untuk
memahami interaksi proses berguna untuk meninjau persyaratan klausul 8.1 dan
8.5.1. Klausul 8.1 membutuhkan organisasi untuk merencanakan perbaikan
berkesinambungan dari sistem manajemen mutu efektivitas. Meningkatkan
efektivitas sistem secara keseluruhan tergantung pada perbaikan dilakukan pada
tingkat proses yang terbaik adalah untuk merencanakan perbaikan ini dalam
perencanaan proses.
Klausul 8.5.1 memberikan rincian
tambahan untuk memfasilitasi perbaikan sistem manajemen mutu melalui penggunaan
kualitas kebijakan, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, korektif dan
tindakan preventif, dan tinjauan manajemen. Seperti yang telah kita lihat, proses
sistem manajemen mutu harus terkait langsung dengan sasaran mutu. Analisis data
harus mencakup analisis kinerja proses dan tren. Seperti masalah,
ketidaksesuaian, atau lainnya kondisi yang tidak diinginkan diidentifikasi selama
pengukuran, kontrol, dan analisis, mereka harus ditangani melalui tindakan
korektif. Juga, ketika potensi masalah yang diidentifikasi, tindakan preventif
harus dipertimbangkan dan dilaksanakan jika mereka sesuai.
