PENDEKATAN PROSES AUDIT MUTU

holla,
berikut adal resume yang dibuat saat Mata Kuliah Audit Mutu on focus pada Pendekatan Proses Audit Mutu itu sendiri ya...

PENDEKATAN PROSES

A.    Proses Fokus Untuk Sistem Manajemen Kualitas

Telah terjadi perubahan signifikan dalam fokus sistem manajemen mutu dari waktu ke waktu. Tercermin dalam ISO 9001: 2008 yaitu:

1.      Perubahan dari fokus internal untuk fokus kepada pelanggan

2.      Perubahan dalam penekanan dari hanya "mengendalikan" atau "menjamin" kualitas manajemen mutu dan perbaikan

Sebuah perubahan sikap dari melihat sebuah kualitas sebagai satu-satunya lingkup spesialis untuk mengakui bahwa setiap orang dalam organisasi memiliki sesuatu untuk berkontribusi terhadap kualitas perusahaan tersebut. Perubahan ini terjadi seperti :

1.      Perubahan dari terkait kepemimpinan kegiatan manajemen mutu yakni seorang manajer puncak.

2.      Perubahan menekankan keselarasan manajemen mutu dengan kebijakan mutu organisasi.

3.      Perubahan dari ide bahwa sistem manajemen mutu adalah didorong oleh dokumentasi untuk fokus pada pengelolaan proses yang ada.

4.      Sebuah pergeseran fokus dari kemerdekaan kegiatan pengendalian mutu untuk integrasi mereka ke dalam proses produksi dan pelayanan.

Pada awal proses penulisan ISO 9001: 2000, diakui bahwa banyak yang berubah dalam cara organisasi untuk mencapai kualitas yang diharapkan. Sebuah kelompok kerja kecil didirikan untuk menyelidiki pergeseran ini dan membuat rekomendasi sebagai masukan untuk pengembangan terhadap apa yang diharapkan ISO 9000: 2000 series. Hasilnya adalah delapan prinsip manajemen mutu yang ditunjukkan dibawah ini :

1.      Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan oleh karena itu harus memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan masa depan, perusahaan harus memenuhi kebutuhan pelanggan, dan harus berusaha untuk melebihi harapan pelanggan.

2.      Kepemimpinan

Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara internal lingkungan di mana orang dapat terlibat penuh dalam mencapai tujuan organisasi.

3.      Keterlibatan Orang di dalam kegiatan

Orang di semua tingkatan adalah inti dari suatu organisasi, dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuan mereka untuk digunakan sebagai manfaat organisasi.

4.      Pendekatan Proses

Sebuah hasil yang diinginkan akan tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses yang berkesinambungan.

5.      Pendekatan Sistem untuk manajemen

Mengidentifikasi, memahami, dan mengelola proses yang saling terkait sebagai sebuah sistem untuk efektivitas organisasi dan efisiensi dalam mencapai tujuan.

6.      Perbaikan berkelanjutan

Perbaikan berkelanjutan dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi.

7.      Pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi.

8.      Hubungan pemasok saling menguntungkan

Organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.

Prinsip-prinsip memberikan ide atau konsep yang terkait dengan sistem manajemen mutu dan digunakan untuk memberikan masukan kepada proses revisi yang mengakibatkan terjadinya perubahan antara ISO 9001: 2000 dan ISO 9001: 2008, tetapi mereka bukan bagian dari sistem manajemen mutu persyaratan standar proses. Sementara bukan bagian dari standar, masing-masing prinsip-prinsip ini diwujudkan sampai batas tertentu dalam ISO 9001: 2008.

B.     PENDEKATAN PROSES SEBAGAI KONSEP

ISO 9001: 2008 sistem manajemen mutu dikatakan “proses" bahwa mereka didasarkan pada pendekatan proses untuk pengelolaan. Ini berarti bahwa pemahaman yang baik tentang proses berbasis konsep sistem penting untuk secara efektif mengaudit sistem. Mari meninjau dua prinsip manajemen mutu yang mendasari terkait dengan sistem dan proses secara lebih rinci:

Pendekatan proses. "Sebuah hasil yang diinginkan tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses". Prinsip ini paling baik dipahami bila diterapkan pada proses individu. Sebuah proses tidak lebih dari koleksi kegiatan yang saling terkait. Kegiatan ini terkait karena mereka bertindak bersama-sama untuk mengubah input menjadi output. Operasi yang efektif dan efisien transformasi membutuhkan koordinasi antara kegiatan dan pengelolaan mekanisme yang diperlukan untuk melakukan sebuah kegiatan. Mekanisme hanya kata teknis untuk sumber daya. Sebuah pendekatan proses juga memerlukan aplikasi kontrol untuk memastikan bahwa persyaratan terpenuhi. pemahaman penuh dari pendekatan proses membutuhkan pemahaman tentang hubungan yang disediakan oleh proses antara pemasok dan pelanggan. Sebuah proses adalah sekelompok kegiatan yang saling terkait dan sumber daya terkait yang mengubah input ke output. Pemasok memberikan masukan bahwa proses berubah menjadi output bagi pelanggan.

Pelanggan memberikan persyaratan untuk proses dan umpan balik untuk seberapa baik persyaratan telah dipenuhi. Lalu proses memberikan persyaratan kepada pemasok dan umpan balik untuk seberapa baik mereka persyaratan terpenuhi. Proses ini sering disebut sebagai SIPOC (pemasok, masukan, proses, output, pelanggan).

1.      Pendekatan Sistem untuk manajemen. "Mengidentifikasi, pemahaman, dan mengelola proses yang saling terkait sebagai suatu sistem kontribusi efektivitas organisasi dan efisiensi dalam mencapai tujuannya. Prinsip ini berlaku untuk seluruh kualitas sistem manajemen. Dengan demikian, sistem adalah kumpulan saling terkait proses dengan seperangkat tujuan dan output. Di Intinya, sistem manajemen mutu adalah sekelompok yang saling terkait proses difokuskan pada efektif dan efisien mencapai sasaran mutu organisasi. Tujuan tersebut dapat dicapai tanpa pendekatan sistem, tetapi prinsipnya menunjukkan bahwa mereka dapat dicapai secara lebih efektif dan lebih efisien jika kita mengelola proses dan interaksi mereka bersama-sama sebagai suatu sistem. Ini menunjukkan sistem dasar dan hubungannya dengan pemasok dan pelanggan.

Sebuah sistem adalah sekelompok proses yang saling terkait yang bekerja sama untuk mencapai output yang memenuhi tujuan. Ini adalah prinsip-prinsip yang memberikan landasan untuk ISO 9001: 2008. Persyaratan yang lebih-rinci untuk pelaksanaan pendekatan proses untuk manajemen mutu seperti yang dijelaskan dalam ISO 9001: 2008 dapat ditemukan di klausa ini:

1.      Sistem manajemen 4.1 Kualitas persyaratan umum

2.      5.4 Perencanaan

3.      7.1 Perencanaan realisasi produk

4.      7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

5.      8.1 Pengukuran, analisis dan perbaikan, umum

Ketika menerapkan manajemen mutu, organisasi harus mempertimbangkan persyaratan yang terkandung dalam pasal ini tidak hanya pada individu dasar tetapi juga sebagai set persyaratan terkait dan saling terkait

A.    Proses Dari Sistem Manajemen Kualitas

Meskipun kita harus memahami setiap pasal dalam rangka untuk sepenuhnya menghargai pendekatan proses, itu adalah klausul 4.1 yang menyediakan dasar persyaratan yang terkait dengan konsep tersebut. Klausul 4.1 mensyaratkan bahwa organisasi menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara manajemen mutu sistem. Hal ini juga mensyaratkan bahwa organisasi terus meningkatkan efektivitas sistem itu. Klausul 5.4 mensyaratkan bahwa sistem menjadi berencana. Mari kita mulai review dari persyaratan rinci dengan proses perencanaan. Klausul 5.4.1 mensyaratkan bahwa manajemen puncak menetapkan sasaran mutu organisasi, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan untuk produk dan jasa.

Hal ini juga mensyaratkan bahwa tujuan tersebut dapat diukur dan bahwa mereka akan dikerahkan di relevan fungsi dan tingkat dalam organisasi. Persyaratan ini untuk membangun dan mempertahankan sasaran mutu yang terukur di seluruh organisasi merupakan dasar bagi implementasi yang tepat dari Proses berbasis sistem manajemen mutu. Tujuan mengalir dari kebijakan mutu yang ditetapkan oleh manajemen puncak sesuai dengan klausul 5.3. kebijakan yang menentukan arah organisasi secara menyeluruh dengan hal kualitas. Tujuan mendukung dan memfasilitasi pencapaian pernyataan kebijakan dan membuat kebijakan lebih dari kumpulan kata-kata dengan sedikit relevansi dengan organisasi.

Hal ini sering mengatakan bahwa pengukuran adalah kunci untuk memenuhi top manajemen tujuan berkaitan dengan kualitas. Mengatakan cara lain: Apa yang membuat diukur akan dilakukan. Tapi tujuan pertemuan juga memerlukan tindakan. Memiliki tujuan yang terukur di seluruh organisasi tidak cukup baik untuk mencapai tujuan manajemen puncak atau memenuhi persyaratan ISO 9001: 2008. Sistem manajemen mutu terdiri dari proses. Ini adalah proses-proses yang harus ditetapkan, didokumentasikan, diimplementasikan, dipertahankan, dan ditingkatkan sedemikian rupa bahwa kualitas organisasi tujuan dapat dipenuhi. Ini adalah dalam proses ini tindakan yang diambil untuk memenuhi tujuan.

Klausul 5.4.2 mensyaratkan bahwa manajemen puncak rencana manajemen mutu sistem baik untuk memenuhi persyaratan ISO 9001: 2008 dan, yang lebih penting, untuk memenuhi sasaran mutu organisasi sendiri. Di perencanaan sistem, manajemen puncak harus memastikan bahwa persyaratan klausul 4.1 terpenuhi.

Dalam klausul 4.1 bahwa ISO 9001: 2008 menyediakan persyaratan dasar untuk melaksanakan pendekatan proses. Persyaratan pertama dari klausa 4.1 adalah untuk mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan untuk memahami bagaimana proses tersebut diterapkan di seluruh organisasi. Organisasi memiliki fleksibilitas yang besar dalam mencapai ini. Mereka harus fokus pada pemahaman proses yang paling penting untuk mencapai sasaran mutu. Dalam mengembangkan pemahaman ini, itu adalah umum bagi organisasi untuk memulai dengan mempersiapkan proses keseluruhan peta atau peta hubungan yang menggambarkan proses top-level yang dibutuhkan untuk mengelola untuk kualitas.

Peta tersebut dapat digunakan tidak hanya untuk memahami proses apa yang membuat sistem, tetapi juga untuk menggambarkan bagaimana mereka proses bekerja bersama sehingga interaksi mereka dapat dipahami dan bergambar. Hal ini tidak perlu bahwa proses dari setiap organisasi sistem manajemen mutu mencerminkan persis struktur proses diberikan dalam ISO 9001: 2008. Bahkan, itu mungkin yang terbaik jika struktur peta, dan Oleh karena itu sistem, sesuai dengan cara organisasi benar-benar bekerja.

A.    Interaksi Proses

Meskipun penting untuk memahami proses, ini sama pentingnya untuk memahami dan mengelola interaksi dari proses tersebut. Manajemen proses ini bersama dengan interaksi proses adalah kunci untuk menggunakan sistem pendekatan manajemen. Beberapa interaksi ini proses alami "Handoffs" untuk pelanggan dalam rantai proses yang diperlukan untuk produk realisasi. Sebagai contoh, mungkin ada interaksi antara produk Proses desain dan proses validasi desain serta proses untuk pengadaan bahan untuk produksi. Mungkin ada interaksi antara proses pengadaan dan proses untuk produksi dan pengiriman. jenis interaksi umumnya dipahami, cenderung cukup jelas, dan mudah untuk mendeskripsikan atau menggambarkan.

A.    Meningkatkan Proses Dari Sistem Manajemen Muutu

Untuk memahami interaksi proses berguna untuk meninjau persyaratan klausul 8.1 dan 8.5.1. Klausul 8.1 membutuhkan organisasi untuk merencanakan perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen mutu efektivitas. Meningkatkan efektivitas sistem secara keseluruhan tergantung pada perbaikan dilakukan pada tingkat proses yang terbaik adalah untuk merencanakan perbaikan ini dalam perencanaan proses.

Klausul 8.5.1 memberikan rincian tambahan untuk memfasilitasi perbaikan sistem manajemen mutu melalui penggunaan kualitas kebijakan, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, korektif dan tindakan preventif, dan tinjauan manajemen. Seperti yang telah kita lihat, proses sistem manajemen mutu harus terkait langsung dengan sasaran mutu. Analisis data harus mencakup analisis kinerja proses dan tren. Seperti masalah, ketidaksesuaian, atau lainnya kondisi yang tidak diinginkan diidentifikasi selama pengukuran, kontrol, dan analisis, mereka harus ditangani melalui tindakan korektif. Juga, ketika potensi masalah yang diidentifikasi, tindakan preventif harus dipertimbangkan dan dilaksanakan jika mereka sesuai.