SP 1 - KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

DIBAWAH INI MENJELASKAN BERBAGAI HAL MENGENAI SURAT MENYURAT :

MODUL 1

SURAT MENYURAT

TUJUAN

Setelah mempelajari modul ini diharapkan Mahasiswa dapat :

1.      Menjelaskan arti surat

2.      Menjelaskan fungsi Surat

3.      Mengetahui kriteria surat dan penulis surat yang baik

4.      Mengetahui penggolongan surat

5.      Mengetahui bentuk surat

Agar berhasil dengan baik dalam mempelajari modul ini, sangat dianjurkan Mahasiswa mengikuti petujuk berikut ini ;

1.      Bacalah dengan cermat bagian Pendahuluan modul ini sampai Mahasiswa memahami betul apa, untuk apa, dan bagaimana mempelajari modul ini.

2.      Baca sepintas bagian demi bagian dan temukan kata-kata yang Mahasiswa anggap baru.

3.      Carilah dan baca pengertian kata-kata kunci itu dalam kamus yang Mahasiswa miliki.

4.      Tangkaplah pengertian demi penertian dalam modul ini melalui pernahaman sendiri dan tukar pikiran dengan mahasiswa atau guru lain atau dengan tutor Mahasiswa.

5.      Mantapkan pernahaman Mahasiswa melalui diskusi mengenai pengalaman Mahasiswa dengan terman-teman Mahasiswa dalam kelompok, terutama dalam melaksanakan tugas latihan.

6.      Kerjakan tes formatif yang tersedia pada setiap akhir kegiatan belajar dengan jujur.

Selamat Belajar!

1.             Pengertian Surat

Salah stau aktivitas pekerjaan ketatausahaan baik di kantor pemerintah maupun swasta adalah melakukan pekerjaan membuat surat atau menulis surat.

Surat menurut Lamudin Finoza mengemukakan bahwa surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat kmonukiasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Persyaratan tertentu yang sekaligus menjadi ciri pembeda antara surat dengan karangan tertulis lainnya adalah dalam hal :

a)             Penggunaan kertas (sebgaian surat menggunakan kertas khusus)

b)            Penggunaan model atau bentuk (style)

c)             Penggunaan kode dan notasi

d)            Pemakaian bahasa yang khas

e)             Pencantuman tmahasiswa tangan

Sedangkan menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1980:8) surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertu;is kepada pihak lainbaik atas nama sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama perseorangan (pribadi) dan dapat atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi, dan para pelakunya disebut koresponden.

2.             Fungsi Surat

Funsi utama surat yaitu :

1)             Sebagai alat komunikasi tertulis

2)             Sebagai tmahasiswa bukkti tertulis

3)             Sebagai alat pengingat

4)             Sebagai pedoman untuk bertundak

5)             Sebagau keterangan keamanan

6)             Sebagai duta/wakil organisasi

7)             Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan

(menurut Lamudin)

            Sedangkan menurut Drs. Suhmahasiswa Panji (1973:2) fungsi surat yaitu :

1)             Alat bukti tertulis

2)             Alat pengingat

3)             Bukti historis

4)             Duta organisasi dan

5)             Pedoman

Hal ini sama dengan yang diungkapkan oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1980:9).

3.             Kriteria Surat dan Penulis surat yang Baik

Surat yang baik isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkannya. Akan tetapi kenyataan di lapangan masih banyak kesalahan yang terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan yang mewarnai surat-surat, baik pada instansi pemerintah maupun lembaga sosial dan juga perusahaan, sudah mejadi “penyakit administrasi” pada lembaga-lembaga tersebut. Kesalahan yang banyak ditemukan umumnya sebagai berikut :

1)             Penulisan huruf besar dan huruf kecil serta penulisan kata banyak yang salah.

2)             Pemakaian kata dan istilah, banyak yang tidak tepat

3)             Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit, dan bertele-tele (terlalu panjang)

4)             Susunan isi atau komposisi surat yang tidka teratur

Kesalahan di atas dapat diindari  dengan mengetahui ciri umum surat yang baik dan persayaratan menjadi penulis yang baik. Adapun kriteria dan ciri umum surat  yang baik adalah :

1)             Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran jenis dan warna sesuai dnegan surat yang akan ditulis,

2)             Menggunakan bentuk surat yang standar

3)             Menggunakan bahasa indonesia yang baku

4)             Menggunakan gaya bahasa yang lugas (concise)

5)             Menggunakan bahasa yang jelas (clear)

6)             Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat (cortious)

7)             Menyajikan fakta yang benar dan lengkap

8)             Tidak menggunakan singkatan, keculai yang laim dipakai dalam surat-menyurat

9)             Tidak menggunakan kata-kata sulit danistilah yang belum memasyarakat.

Sedangkan agar menjadi penulis yang baik, para korenponden harus memenuhi sejumlah persyaratan yaitu :

1)                  Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum

2)                  Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik

3)                  Mengetahui seluk beluk permasalahan yang akan ditulis

4)                  Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat.

4.             Penggolongan Surat

Sebagai alat komunikasi tulis, surat sangat beraneka ragam dengan wujud, jenis, nama dan sifatnya. Surat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isinya, sifatnya dan menurut penyelesaiannya.

1)             Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

a)            Surat Bersampul

Yaitu surat yang terddiri atas kertas surat beserta sampul/amplopnya. Isi surat bersampul boleh terdiri atas beberapa kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan ketenuan kantor pos.

b)            Kartu Pos

Adalah surat berbentuk kartu dnegan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikleuarkan oleh kantor pos. Ada juga yang berikiran 15 cm x 20 cm yang dikeluarkan oleh perusahaan swasta.

c)             Wakrat Pos

Yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Kertas warkat pos dibentuk sedemikian rupa dan apabila di lipat maka akan membetuk amplop.

d)           Telegram dan Teleks

Tetegram berasal dari kata Tele = jauh, dan gram (graf) = tmahasiswa yang tercetak. Jadi Telegram yaitu tmahasiswa/berita yang tercetak dari jarak jauh. Kata Telex sebenarnya merupakan singkatan dari Telegrafer exchange yang berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh. Dan alat pencetaknya disebut Teletypewriter atau Teleprinter.

e)            Memo dan Nota

Yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Memo dan nota digunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antarjabatan dalam suatu kantor.

 

 

f)              Surat Tmahasiswa Bukti

Yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai sebagai tmahasiswa bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal. Misalnya faktur, kuitansi, tmahasiswa terima, dan kartu identitas.

2)             Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya

Jika dilihat dari segi pemakaiannya surat dapat dibedakan atas empat macam yaitu :

a)            Surat Pribadi

Yaitu surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi. Pengirim surat harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang pertama. Dan dilihat dari isi surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua yaitu :

(1)          Surat pribadi yang isinya bersifat prive yaitu surat yang dikirm kepada teman atau kepada kerabat/keluarga.

(2)          Surat pribadi yang isinya bersifat resmi yaitu surat yang di kirim kepda pejabat suatu instansi atau kepada organisasi, mislanya surat lamaran pekerjaan, surat kuasa dan surat pernyataan.

b)            Surat Pemerintah

Adalah surat resmi yan terutama dipergunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintah. Bahasa dalam surat ini biasanya resmi dan formal.

c)             Surat Bisnis

Adlah srat yan gterutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli. Surat bisnis memkai bentuk yang bervariasi dan mengikuti ketentuan surat resmi.

d)           Surat Sosial

Adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan dan LSM.

3)             Penggolongan Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju

Dari segi sassarannya surat dapat ditujukan kepada satu orang atau sutau organisasi dan dapat juga kepada beberapa orang atau orgnaisasi yang jumlahnya banyak. Berdasarkan sasarannya surat dibedakan menjadi :

a)            Surat Biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi (jumlahnya sedikit) dan

b)            Surat Edaran /Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditujuan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.

4)             Penggolongan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Setiap pengirim surat yang pasti mempunyai maksud yang akan dismapaikan kepada pihak yang dituju. Maksud tersebut dapat berupa :

Ø   Pemberitahuan

Ø   Peringatan

Ø   Pengaduan

Ø   Penawaran

Ø   Permohonan

Ø   Pesanan

Ø   dll 

5)             Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

berdasarkan sifatnya dibagi atas surat biasa, surat konfidental, dan surat rahasia. Pernedaan itu didasarkan pada segi keamanan isinya.

a)            Surat Biasa

Yaitu surat yang isinya bersifat biasa, isi surat tersebut hanya boleh diketahui oleh orang lain yang dituju.

b)            Surat Konfidental

Adalah surat untuk kalangan terbatas, arti kata konfidensial sebenarnya rahasia, tetapi dalam hal ini lebih tepat terbatas. Maksudnya surat tersveut tidak untk disebar luaskan karena hanya untuk kalangan tertentu.

c)             Surat Rahasia

Surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju.

6)             Penggolongan Surat Menyurat Urgensi Penyelesaiannya

a)            Surat Biasa, yaitu surat yang diperlukan seara biasa artinya surat ini tidak diistimewakan.

b)            Surat Segera, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera tetapi tidak se-urgent surat kilat.

c)             Surat Kilat, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.

5.             Bentuk Surat

Bentuk surat yaitu pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh atau (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagaian-bagaian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula.

Sedangkan menurut Drs. Suhmahasiswa Panji bahwa bentuk surat adalah penyususnan letak daripada bagian-bagian surat (layout) pada setiap jenis surat.

Jadi bentuk surat adalah suatu pattern dari bagaian-bagaian (layout) pada surat. Ada beberapa bentuk surat dan salah satunya menurut Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Dikti) yaitu sebagai berikut :

1)             Bentuk resmi (Official Style)

Pada bentuk ini alamat di tulis di sebelah kanan di bawah tanggal. Di sebelah kiri berturut-turut ke bawah di tulis : nomor surat, sifat (kalau ada), lampiran dan perihal. Kemudian setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri (lihat contoh). Bentuk ini biasanya digunakan oleh instansi pemerintah

2)             Bentuk Lurus (Block Style)

Menurut bentuk ini alamat di tulis sebelah kiri, beberapa baris di bawah nomor. “perihal” di tulis di bawah alamat. Kemudian setiap aliena dimulai pada garis pinggir kiri dengan jarak 2 spasi (lihat contoh). Pada umumnya bentuk semacam ini digunakan oleh perusahaan.

 

Sedangkan kalau bentuk lurus penuh setelah kepada surat bagaian-bagain surat berikutnya nomor, lampiran, perihal sampai dengan bagaian surat bagian paling bawah inisial terletak sebelah kiri semuanya,gambarnya sebagai berikut :

 

3)             Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk ini hampir sama dengan bentuk lurus hanya bedanya terletak pada setiap alinea yang dimulai 5 spasi dari pinggir kiri (lihat contoh). Bentuk ini banyak digunakan oleh perusahaan.

 

4)             Bentuk Lekuk (Indented Style)

Pada bentuk ini pada baris pertama alamat dalam dimulai pada garis pinggir kiri. Kemudian baris keduanya (nama jalan dan nomor) dimulai 5 spasi dari garis pinggir kiri. Baris berikutnya (nama kota) dimulai 10 spasi dari garis pinggir kiri. Selanjutnya setiap alinea dimulai 5 spasi dari garis pinggir kiri (lihat contoh). Bentuk surat ini biasnaya hanya cocok untuk surat yang alamatnya singkat.

 

Bentuk Surat Menurut Standar Internasional

Sedangkan macam-macam bentuk surat menurut standar internasional yaitu :

1)             Full block style (lurus penuh)

Menurut bentuk ini semua bagian surat diketik mulai margin kiri yang sama. Setiap alinea baru, dimulai pada garis margin yang sama, dengan jarak baris biasnaya satu.

Demikian pula kata penutup dan nama penaggung jawab surat diketik pada garis margin yang sama 9lihat contoh)

2)             Block style (lurus)

Bentuk ini sama dengan full block bedanya hanya pada pengetikan kata penutupnya yang tidak dimulai pada garis margin kiri (lihat contoh).

3)             Indented style

Pada bentuk ini, susunan alamat surat untuk baris pertama (nama perusahaan) dimulai pada garis margin surat, kemudian baris keduanya (nama jabatan) dimuai sesudah 5 spasi dari garis margin kiri, danbaris berikutnya (nama kota) dimulai sesudah 10 spasi dari garis margin kiri. Selanjutnya pada isi surat setiap alinea baru dimulai sesudah 5 spasi dari margin kiri (lihat contoh)

4)             Semi block style (setegah lurus)

Bentuk surat ini adalah bentuk campuran antara block style dengan indented style yaitu pengetikan suratnya sama dengan block style, sedangkan isi suratnya diketik menurut indented (lihat contoh)

 

5)             Official style

Pada bentuk ini alamat surat diketik pada sebelah kanan surat dan letaknya adalah d bawah tanggal surat. Pada margin kiri ditulis secara berurutan ke bawah : nomor surat, lampiran dan hal. Setiap alinea baru pada isi surat dimulai 5 spasi dari garis margin kiri. Bentuk surat semacamini banyak dipergunakan oleh instansi-isntansi pemerintah (lihat contoh)

6)             Hanging paragraf

Menurut bentuk ini alamat diketik menurut alamat surat dalamblock style kemudian setiap baris pertama dari alinea surat dimulai pada garis margin kiri yang sma setiap baris kedua sampai baris terakhir dari setiap aliena diketik sesudah 5 sapsi dai garis margin kiri (lihat contoh).

Soal Latihan

1.      Jelaskan pengertian dari surat?

2.      Sebutkan dan jelaskan apa saja fungsi dari surat?

3.      Sebutkan dan jelaskan kriteria surat dan penulis surat yang baik

4.      Sebutkan dan jelaskan penggolongan surat berdasarkan apa saja?

5.      Jelaskanlah ada berapa bentuk surat?