SEMESTER 4 - PENYUSUTAN ARSIP

Pemindahan, dan Penghapusan Arsip

A.    Pengertian Penyusutan

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :

(a)  Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

(b) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

(c)  Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip.

B.     Tujuan Penyusutan

Menurut Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip adalah :

1.      Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan.

2.      Agar file aktif bisa lebih mudah di kontrol secra efisien serta lancar dalam filing dan findingnya.

3.      Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru yang deras datangnya karena file aktif hanya berisikan rekords yang selalu diperlukan.

4.      Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang tempat kerja.

5.      Agar segera bisa ditentukan nasib rekords selanjutnya : disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan di musnahkan.

C.    Berbagai Jenis dan Macam Cara Pemindahan Arsip

Ada 2 cara pemindahan warkat, yaitu :

a.    Berkala

Pemindahan berkala adalah pada selang waktu tertentu di lakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke lemariarsip pasif ataupun ke ruang lain khusus untuk itu. Pada jenis ini, pemindahan arsip di bedakan dalam 3 macam cara yaitu :

1.      Pemindahan satu kali

Pemindahan berkala satu kali adalah dalam jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir kemudian seluruh arsip di pindahkan dari lemari arsip aktif ke ruang lain khusus untuk itu.

2.      Pemindahan dua kali

Pemindahan berkala dua kali adalah dalam jangka waktu tertentu setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan dalam pemindahan berkala satu kali berakhir, sebagiannya di pindahkan lagi untuk waktu tertentu ke ruang lain khusus untuk itu, demikian seterusnya pemindahan arsip dilakukan susul menyusul.

3.      Pemindahan maksimum dan minimum

Pemindahan berkala maksimum dan minimum adalah dalam jangka waktu tertentu dilakukan pemindahan dari lemari arsip aktif ke arsip pasif dengan memperhatikan arsip yang bertanggal antar batas minimum dan maksimum waktu penyimpanannya. Misalanya dalam suatu instansi telah ditentukan bahwa masa pemindahan dilakukan setiap 6 bulan sekali, dan warkat harus disimpan dalam lemari arsip aktif miminum 12 bulan, maka batas maksimum warkat disimpan dalam lemari arsip aktif adalah 18 bulan.

b.    Berulang-ulang

Pemindahan warkat berulang-ulang adalah pada waktu yang tidak tentu di lakukan pemindahan arsip dari lemari arsip aktif ke lemari arsip pasif atau ke ruang khusus untuk itu.

D.    Pemusnahan Arsip

Memusnahkan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahandapat dilakukan dengan jalan mengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan bahan kimia. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya dibuatkan berita acara yang di dalamnya di sebutkan golongan warkat, jumlanya, dan penjabat yang langsung mengurusi arsip serta dibawah tanggungjawab seorang kepala bagian dan penjabat setingkat lebih tinggi.Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

a.  Pemeriksaan

Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b.  Pendaftaran

Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

c. Pembentukan Panitia Pemusnahan

Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.

d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.

Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.

e.  Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Cara Pemusnahan Arsip :

E.     Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuia dengan masing-masing jenis arsip di simpan pada file aktif, file in-aktif kemudian dimusnahkan. Jadwal ini sebaiknya hanya mencantumkan jenis atau macam arsip misalnya kuitansi, surat pesanan, surat keputusan, dana sebagainya. Dengan demikian seleksi terhadap arsip yang sudah sampai masanya untuk di pindahkan atau dimusnahkan lebih mudah dilaksanakan.

Arti harafiah dari retensi adalah penahanan. Dalam kearsipan, retensi arsip artinya lama sesuatu arsip disimpan (ditahan) di file aktif atau file in-aktif sebelum di pindahkan atau dimusnahkan. Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya berdasrakan golongan arsip, yaitu  vital, penting, berguna, dan tidak berguna. Waktu retensi arsip baik di file aktif maupun inaktif hendaklah sesuai dengan kebutuhan kantor masing-masing. Sesudah terdapat kesepakatan maka jadwal retensi arsip dikukuhkan dalam bentuk peraturan atau surat keputusan. Dengan adanya jadwal retensi arsip petugas dapat melaksanakan seleksi arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.

Kalau jadwal retensi arsip merupakan cara pertama pemindahan arsip, maka cara kedua adalah pemindahaan massal menurut jangka waktu atau periode. Jangka waktu tersebut dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, atau 5 tahun tergantung kepada peraturan kantor. Crar ketiga adalah pemindahan Individual yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa berdasarkan waktu , tetapi berdasakan selesainya suatu kegiatan misalnya arsip perkara di pengadilan. Contoh :

Jadwal Retensi

Golongan Arsip	Arsip	Umur Arsip		Abadi/Dimusnahkan
		Aktif	Inaktif
VITAL	1.     Akte Pendirian Perusahaan 2.    Daftar Saham 3.     Akte Tanah 4.    Surat Keputusan 5.      Dan Seterusnya	- - - -	- - - -	Abadi Abadi Abadi Abadi
PENTING	1.       Pertanggungjawaban Keuangan 2.     Cek Berkas 3.     Surat Perjanjian 4.     Dan Seterusnya	5 thn 5 thn Sesuai Keperluan	25 thn 25 thn Sesuai Keperluan	Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan
BERGUNA	1.          Laporan Tahunan 2.          Neraca 3.          Dan Seterusnya	2 thn 2 thn	10 thn 10 thn	Dimusnahkan Dimusnahkan
TDAK BERGUNA	1.          Undangan 2.          Pengumuman	1 bln 1 bln	- -	Dimusnahkan Dimusnahkan

F.     Sistem Pengelolaan Kearsipan

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

1.      Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

a.       Kelebihan dari sistem senteralisasi

·         Totaliterisme penyelenggaraan pendidikan

·         Keseragaman manajemen, sejak dalam aspek perencanaan, pengelolaan, evaluasi, hingga model pengembangan sekolah dan pembelajaran.

·         Keseragaman pola pembudayaan masyarakat

·         Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien, karena seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.

·         Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi.

·         Peningkatan resource sharing (berbagi sumber daya) dan sinergi, dimana sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.

·         Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain, dalam hal ini satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.

·         Perbaikan koordinasi; koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command.

·         Pemusatan expertise (Keahlian); keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang.

·         Kebijakan umum organisasi lebih mudah diimplementasikan terhadap keseluruhan.

·         Menghasilkan strategi yang konsisten dalam organisasi.

·         Mencegah sub-sub unit menjadi independen.

·         Memudahkan koordinasi dan kendali manajerial.

·         Meningkatkan penghematan ekonomi dan mengurangi biaya berlebih.

·         Mampu meningkatkan spesialisasi.

·         Mempercepat pembuatan keputusan.

b.      Kelemahan dari sistem senteralisasi

·         Kebijakan dan keputusan pemerintah daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat sehingga waktu untuk memutuskan suatu hal menjadi lebih lama

·         Kualitas manusia yang robotic, tanpa inisiatif dan kreatifitas..

·         Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.

·         Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.

·         Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.

·         Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level unit organisasi yang di bawah.

2.      Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

a.       Kelebihan sistem desentralisasi

·         Dapat melahirkan sosok manusia yang memiliki kebebasan berpikir,

·         Mampu memecahkan masalah secara mandiri, bekerja dan hidup dalam kelompok kreatif penuh inisiatif dan impati,

·         Memiliki keterampilan interpersonal yang memadai

·         Mendorong terjadinya partisipasi dari bawah secara lebih luas.

·         Mengakomodasi terwujudnya prinsip demokrasi.

·         Mengurangi biaya akibat alur birokrasi yang panjang sehingga dapat meningkatkan efisiensi.

·         Memberi peluang untuk memanfaatkan potensi daerah secara optimal.

·         Mengakomodasi kepentingan poloitik.

·         Mendorong peningkatan kualitas produk yang lebih kompetitif.

b.      Kelemahan sistem desentralisasi

·    Wewenang itu hanya menguntungkan pihak tertentu atau golongan serta dipergunakan untuk mengeruk keuntungan para oknum atau pribadi.

·    Sulit dikontrol oleh pemerinah pusat.

·    Masa transisi dari sistem sentralisasi ke desintralisasi ke memungkinkan terjadinya perubahan secara gradual dan tidak memadai serta jadwal pelaksanaan yang tergesa-gesa.

·    Kurang jelasnya pembatasan rinci kewenangan antara pemerintah pusat, propinsi dan daerah.

·    Kemampuan keuangan daerah yang terbatas.

·    Sumber daya manusia yang belum memadai.

·    Kapasitas manajemen daerah yang belum memadai.

·    Restrukturisasi kelembagaan daerah yang belum matang.

·    Pemerintah pusat secara psikologis kurang siap untuk kehilangan otoritasnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.